MATERI 11 MATRIKULASI KOORDINATOR IIP BATCH 4, MANAJEMEN MENGELOLA KOMUNITAS

Assalamualaikum,

Teman-teman apa kabar semua? Semoga selalu baik dan dalam lindungan Allah aamiin.
Teman-teman pernah merasakan bagaimana suasana kelas saat detik - detik materi terakhir yang diberikan guru kita. Campur aduk pastinya. Satu sisi senang sudah menyelesaikan materi dan tugas dengan sebaik - baiknya. Di sisi lain sedih, karena setelah usai materi semua berpisah.


Nah karena tidak tela berpisah, sepertinya di grup kelas nanti setelah kelulusan pindah ruang saja hehe..agar bisa tetap bersama dan saling berbagi informasi. Yup mungkin kami merasa berbulu sama jadi tak rela berpisah. Semoga ukhuwah ini makin mendekatkan pada Sang Pemilik Ilmu dan mendapat ridho - Nya aamiin.

MANAJEMEN MENGELOLA KOMUNITAS

manajemen komunitas itu hakekatnya adalah mengurusi manusia. Jadi kita harus bisa memperlakukan manusia selayaknya manusia atau memanusiakan manusia. Mau nggak mau, kita harus benar-benar memahami seperti apa karakteristik dan kebutuhan manusia itu.

MENEMUKAN KESAMAAN
Komunitas adalah sekumpulan orang yang memiliki kesamaan,visi, hobi, atau profesi Sehingga mereka mau untuk membentuk suatu ikatan. Jadi, kalau ingin masuk dalam komunitas atau ingin membentuk suatu komunitas, menemukan kesamaan adalah hal yang paling penting.

MENDENGAR DAN TERLIBAT
Cara paling penting dalam mengelola komunitas adalah mendengar dan terlibat. Ini adalah hal dasar tetapi justru seringkali dilupakan. Kenyataannya memang tidak banyak orang yang bisa mendengar dengan baik. Kita cenderung melihat sesuatu berdasarkan persepsi, pengalaman atau pengetahuan kita sendiri. Bahkan kadang kita memaksakan agar orang harus menuruti kemauan kita. Padahal orang lain juga punya pendapat, pemikiran, keinginan, dsb. Bagaimana mereka mau mengikuti kita, kalau mereka tidak didengar dan tidak dihargai?

Hasil dari apa yang kita dengar ini bukan tidak punya peranan. Jika kita bisa mendengar dengan baik, kita bisa mendapatkan suatu pemahaman tentang bagaimana persepsi, pemikiran, kebutuhan, kebiasaan orang-orang yang jadi sasaran kita. alhasil, kita bisa merumuskan strategi. Menurut saya, jangan bicara strategi manajemen yang ‘muluk-muluk’ kalau kita belum bisa mendengar dengan baik.

Hal penting lainnya adalah terlibat. Kalau ingin mendapatkan feed back yang baik, ya harus berbaur. Jangan cuma merintah saja, tapi bisa menyentuh kebutuhan dan terlibat dalam kegiatan mereka.  komunikasi dan perlakuan yang baik dapat membangun loyalitas.

BERBAGI DAN MELAYANI
Prinsip seluruh anggota komunitas adalah “Berbagi dan Melayani” bukan “Menuntut”, sehingga dari awal ketika seseorang ingin gabung ke komunitas Ibu Profesional, mohon ditanyakan, apa yang bisa anda kontribusikan saat bergabung dengan komunitas kami?, kalau ternyata hanya akan belajar bla,…bla…ingin mendapatkan bla…bla…. Mohon teman-teman amati, merekalah yang kelak akan menjadi sumber permasalahan komunitas berikutnya, karena hanya akan menuntut.

STRUKTUR dan ATURAN KOMUNITAS
Buatlah struktur dan aturan komunitas sesederhana mungkin, karena semakin banyak aturan yang dibuat, biasanya akan jadi indikator bahwa antar anggota komunitas tidak saling percaya.
Di komunitas itu harus ada leader, manager dan tim hore. Mereka semua harus berperan dengan baik.

LEADER
KOORDINATOR KOTA
bertugas : Mengkoordinasikan seluruh aktivitas Ibu Profesional di wilayah kotanya masing-masing, baik aktivitas online maupun offline.
koordinator ini boleh menunjukkan diri atau dipilih secara demokratis oleh seluruh pengurus IIP Kota/member. Koordinator setiap kota cukup 1 orang saja.

Koordinator Kota sebagai leader, harus dibantu oleh beberapa manager berikut ini :

MANAGER
a. ONLINE MANAGER
bertugas : Memanage dan bertanggung jawab terhadap jalannya Unit-unit kegiatan online di IIP Kota
dibantu oleh : Admin WA, Admin FB grup, Admin Web dll ( peran ini boleh dirangkap, boleh dipisah).

b. OFFLINE MANAGER
bertugas : Memanage dan bertanggung terhadap jalannya Unit-unit kegiatan offline IIP Kota
dibantu oleh : Ketua unit kegiatan masing-masing ( misal : unit kegiatan rumbel, unit kegiatan event,  unit kegiatan pelatihan dan workshop, ketua playdate, ketua fieldtrip dll)

c. FINANSIAL MANAGER
bertugas ; Memanage dan bertanggung jawab terhadap cashflow IIP kota dan jalannya unit-unit usaha IIP Kota.
dibantu oleh : Ketua Unit usaha masing-masing (misal  unit usaha crafting, unit usaha toko buku IIP, unit usaha percetakan, unit usaha fashion, unit usaha daycare dll)


DARAH KOMUNITAS
Darah komunitas, adalah unsur yang menentukan mati hidupnya komunitas. Darah Komunitas ini meliputi 2 hal yaitu unsur Materi dan non Materi. Dari sisi materi biasanya adalah unsur finansial. Sebuah komunitas perlu memiliki  “generate income”, sehingga bisa berjiwa merdeka, tidak bergantung pada orang lain. Sedangkan non materi adalah “perjuangan value komunitas”, biasanya hal ini akan membuat para anggota komunitas tetap hidup dengan berbagai macam tantangan.

Selamat Membangun Komunitas

Salam Ibu Profesional,


/Septi Peni/

Nice Homework #11

*MANAGE YOUR TEAM*

Setelah kita belajar bagaimana mengelola komunitas, maka sekarang saatnya teman-teman praktek membuat team untuk masing-masing kota, dengan cara sbb:

Lihatlah peran yang cocok pada diri anda saat ini kemudian buatlah satu judul sesuai peran anda

Misal:

"Andaikata aku menjadi KOORDINATOR IIP KOTA....."

"Andaikata aku menjadi KETUA RUMBEL IIP KOTA....."

dll.


b. Diskusikan dengan yang lain struktur organisasi dan bentuk kegiatan semacam apa  yang cocok dg kondisi sumber daya manusia dan sumber daya alam yg ada di sekitar kita saat ini.

b. Apabila dalam grup ini peserta dari  kota anda lebih dari satu, berdiskusilah. Apabila anda hanya sendiri di grup ini, diskusikan dengan teman satu kota anda yg satu _chemistry_ dengan anda di luar grup ini.
Andaikata tidak ada keduanya,  anda sendiripun cukup.

Selamat memanage dan merencanakan pola kerja tim anda di setiap kota.

*_If you can manage your self, you can manage your team_*

Salam Ibu Profesional,

/Septi Peni/

Berikut juga saya sertakan review NHW 11 yang isinya jleb di hati. Luar biasa sekali.

Review Nice Home Work #11

MEMBANGUN TEAM, MEMBANGUN KEKUATAN

Bunda, terima kasih sudah berusaha memikirkan dengan detil langkah-langkah apa saja yang harus kita rencanakan untuk memperkuat team kita di kota masing-masing. Ada beberapa hal yang perlu kita kuatkan dalam membangun team di IIP ini.

a. PLAN YOUR WORK
Selaku koordinator rencanakan aktivitas-aktivitas apa saja yang ingin kita selenggarakan di periode kepengurusan saat ini. Tidak perlu banyak, tetapi jalankan aktivitas yang mayoritas member memerlukannya. Maka mulailah dari menanyakan ke jajaran pengurus terlebih dahulu, apa sebenarnya hal-hal yang kita perlukan dalam rangka “memantaskan” peran kita sebagai perempuan, istri dan ibu. Lakukan curah gagasan ( brainstorming ) bersama tim pengurus kota. Curah gagasan ini tidak boleh diinterupsi dan tidak ada yang salah. Biarkan teman-teman pengurus mengalirkan rasa, dan kita selaku koordinator menuliskannya di kertas flipchart, kemudian mengelompokkan berbagai gagasan teman-teman sesuai prioritasnya.

Ajak seluruh member untuk “Focus Grup Discussion” (FGD). Bagi mereka menjadi beberapa kelompok, sesuai dengan prioritas gagasan yang sudah dihasilkan dari tahap brainstorming dengan pengurus tadi. Dengarkan suara member, bagaimana mereka menerjemahkan gagasan-gagasan tersebut sesuai dengan “kebutuhan” mereka di lapangan.

Hasil dari Focus Group Discussion ini jadikanlah sebagai dasar kita membuat program kerja tahunan.

b. WORK YOUR PLAN
Jelaskan rencana jangka panjang anda ke semua team dan lakukan follow up secara teratur. Kita seringkali terlalu fokus pada masalah rutinitas sehingga kehilangan gambaran dari tujuan utama secara keseluruhan. Jadi ketika ada yang memikirkan jadwal harian, harus ada yang bertugas mereview proses dan mengeliminasi masalah-masalah yang mungkin muncul di masa depan. Sehingga ketika mengerjakan rencana kerja , kita tidak sendirian melainkan bersama dengan team.

c. DEFINISIKAN PERAN
Garis bawahi dengan jelas tanggung jawab dan peran setiap individu dalam suatu tim. Hal ini sangat penting untuk menjamin kesuksesan tim. Pemahaman tim terhadap tugas dan tanggung jawab masing-masing akan sangat membantu dalam pelaksanaan kerja sama tim secara kolaboratif. Dukunglah tim Anda untuk mendefinisikan fungsi mereka. Para anggota tim akan mampu mengambil lebih banyak tanggung jawab apabila mereka berada dalam posisi yang cocok, dan salah satu dari mereka mungkin akan dapat mengeluarkan bakat baru yang tidak disadari sebelumnya.

d. TETAPKAN TUJUAN
Anggota tim perlu memperhatikan tujuan individu maupun tujuan tim. Dukunglah mereka untuk menentukan tujuan jangka pendek yang dapat diraih dan dapat diukur, serta tujuan jangka panjang. Dengan tujuan yang jelas dan kode etik atau aturan tertentu, tim akan mulai bisa mengatur dirinya sendiri untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Pantauan dari koordinator sangat dibutuhkan untuk menghilangkan sifat-sifat negatif seperti kemalasan, keterlambatan, serta suka menunda-nunda pekerjaan. Komunikasikan selalu setiap tujuan dengan jelas, dan pastikan setiap anggota tim benar-benar memahaminya.

 e. BAGIKAN INFORMASI
Informasi yang disembunyikan  atau hanya orang-orang tertentu yang tahu, akan dianggap sebagai gossip atau rumor. Produktivitas dan moral tim akan menurun bila mereka menemukan banyak informasi yang tidak jelas berkeliaran, terutama di masa-masa sulit atau peralihan. Bagikan dan sebarkanlah semua informasi yang memang perlu dikomunikasikan ke semua anggota tim, dan jangan lupa untuk terus meng-update informasi tersebut sesering mungkin.

f. KEPERCAYAAN
Jadilah orang yang dapat dipercaya dan diandalkan. Hargailah kata-kata Anda sendiri. Bila Anda seorang pemimpin dan Anda sudah berjanji untuk memberikan sesuatu kepada anggota tim anda, maka pastikan Anda menepati janji tersebut. Bila Anda salah satu anggota tim dan pernah berjanji untuk melakukan sesuatu kepada tim atau koordinator anda, maka pastikan juga Anda menepati janji tersebut. Perlakukan setiap anggota tim dengan perlakuan yang sama. Jangan ada "anak emas" dan "orang istimewa".

g. DENGARKAN
 Bersikaplah terbuka terhadap ide-ide dari anggota tim lain. Berikan mereka kesempatan untuk menyampaikan pendapat dalam rapat atau saat brainstorming. Pertimbagkan setiap saran mereka. Kita tidak akan pernah benar-benar tahu saran dan pendapat mana yang terbaik sampai kita sendiri membuktikannya. Banyak organisasi menghabiskan dana besar untuk menyewa konsultan dari luar, tanpa terlebih dahulu menanyakan pendapat tim dan member sendiri. Padahal, sering kali merekalah yang paling tahu problem apa yang terjadi di dalam. Berikan pujian kepada anggota tim kita dan jadilah seorang pemimpin dan pendengar yang baik.

h. BERSABAR
Bila tim Anda terlihat bermasalah dan tidak menunjukkan hasil apa pun, bersabarlah. Beri waktu dan amati perkembangannya. Sering kali mereka bisa mengatasi masalahnya sendiri, dan Anda perlu mengawasi dan mengamati saja. Bila hal ini tidak terjadi, maka beraksilah. Ganti perannya atau memang keluarkan dari tim anda bila memang diperlukan. Tidak ada gunanya menyimpan "benalu" di dalam tim. Kita harus memang menjadi raja tega untuk digunakan di saat yang tepat.

 i. DUKUNGAN
Setiap anggota tim harus ditantang untuk berkontribusi dalam segala hal. Dorong mereka untuk ikut training / menjalankan training untuk menambah kapasitas diri mereka bila memang diperlukan dan beri kesempatan untuk keluar dan melakukan sendiri tugas-tugasnya. Mereka perlu merasa nyaman dalam melakukan tugas supaya dapat menemukan potensi unik dalam diri mereka sendiri. Ubahlah tanggung jawab setiap anggota tim bila memang dianggap perlu. Ketahuilah kekuatan dan kelemahan dari setiap anggota tim dan berikan dukungan positif terhadap kedua hal itu.

 j. TUNJUKKAN ANTUSIASME
Antusiasme mudah menular. Selalulah bersikap positif dan penuh harap. Bila mereka melihat Anda mengharapkan sesuatu dari mereka, maka ada peluang mereka akan memberikan yang terbaik dan berusaha tidak mengecewakan Anda. Fokuslah juga pada hal-hal yang dikerjakan dengan benar, dan tidak selalu melihat kesalahan orang lain saja.

k. HAVE FUN
Bangun semangat yang ada di dalam tim agar bisa selalu memberikan energi yang tinggi dan spirit persatuan. Sediakan waktu untuk tertawa bersama dan ciptakan suasana yang sesantai mungkin. Tidak ada tujuan yang dapat dicapai dengan mudah bila suasananya selalu tegang. Tapi jangan terlalu banyak suasana yang santai terus menerus sehingga kita hanya menghabiskan waktu saja.

l. DELEGASI
Jelaskan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana caranya (bila diperlukan), lalu biarkan. Lebih baik lagi jika Anda dapat menjelaskan masalah yang ada dan seperti apa hasil yang Anda inginkan. Lalu, biarkan tim Anda mengembangkan cara mereka sendiri untuk menyelesaikan tugas tersebut sesuai waktu yang telah ditetapkan. Bila jadwal review hari selasa depan, maka janngan menanyakan hasilnya hari ini. Berilah kepercayaan kepada tim Anda untuk memenuhi deadline masing-masing.

m. BERIKAN PENGHARGAAN
Rayakan keberhasilan bersama-sama dan berikan penghargaan kepada anggota tim tapi tidak secara individual. Dalam setiap tim akan mempunyai individu yang menonjol pada bidang tertentu. Kenalilah hal ini dengan cepat melalui performance review process dan gunakan untuk mendukung kerja sama tim. Hindari semua tindakan yang bisa menimbulkan kecemburuan di antara anggota. Selalu bicara positif tentang anggota tim Anda secara keseluruhan. Promosikan talenta, usaha, dedikasi dan kesuksesan mereka. Terakhir, yang penting adalah terus-menerus memberi inspirasi kepada semua anggota tim. Bila Anda berbicara tentang hal apa pun yang berhubungan dengan tim, gunakanlah kata "kita" dan bukan kata "saya". Selamat bekerja sama dan sukses untuk Anda semua.

Salam Ibu Profesional,
/Tim Matrikulasi IIP Batch #4/

Demikian materi 11 dari kelas Matrikulasi Koordinator IIP Batch #4, semoga tetap semangat membangun tim dalam komunitas unuk andil dalam membangun peradaban.

Terima kasih untuk  Ibu Septi Peni Wulandani guru yang menginspirasi. Juga Mbak Ikhe Fanani, guru, fasilitator dan teman diskusi yang mengasyikkan. Semoga Allah membalas ilmu yang telah dibagikan sebagai amal kebaikan dunia dan akhirat aamiin

Wassalamualaikum,